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Un Carmina Burana pasado por agua (#138)

Aprovechando mi retiro de un mes en Peñíscola hemos aprovechado para dar otro pequeño empujón al proyecto #rompiendomoldes. En esta ocasión la colaboración ha sido muy puntual y concreta, estamos trabajado tan solo el tema de los Riesgos de este proyecto.

Como todo proyecto, el factor incertidumbre les esta afectando y en una primera fase estamos analizando cuales de los planteamientos del PMBOK® están aplicando o cuales deberían de empezar a tener en cuenta. El trabajo conjunto comenzó con este resumen sobre Gestión de Riesgos que les envié Riesgos. Como el equipo esta disperso, trabajando en otros proyectos con clientes, estamos trabajado en esta primera fase solo en modo on-line. Cara a la primavera, prepararemos una jornada presencial, donde trabajaremos con dinámicas de “Juegos serios” o “GameStorming”. En este caso va a ser un GameStorming más bien. Lo etiqueto de esta forma ya que va a ser una adaptación de unos Juegos Serios, que he ido realizando a lo largo de estos últimos años, aplicados al tema concreto de “la Gestión de Riesgos” en los Proyectos.

Tal vez, en estos momentos puede que te estés preguntando: “Vale!,pero, ¿a cuento de que viene el titulo de este post?”.

El titulo viene a que hemos estado trabajando con el tema de diferenciar bien como actuar ante “Riesgos conocidos” y “Riesgos desconocidos”. Como ejemplo, les comente una situación que viví hace ya unos años y ahora la recopilo aquí. Nosotros hemos debatido sobre este tema, espero que te animes a aportar tu granito de arena con algún comentario.

Era comienzos de otoño de 2004, yo entonces vivía en Madrid y estaba conviviendo con Rubén, violinista de la Orquesta Nacional. El viernes, 3 de septiembre, me pedí el día libre, ya que salíamos para Jaén a los Festivales de Otoño, que ese año los inauguraban con Carmina Burana de Carl Orff. Todo preveía un espectáculo que no me lo podía perder: la Orquesta Nacional, el Coro Nacional de España y  el Auditorio del Parque de la Alameda en Jaén. Rubén ya me había contado que el entorno era muy especial, al aire libre.

Si señores, primeros de septiembre y aunque nosotros salimos de Madrid con un espléndido sol, según íbamos llegando a Jaén a la hora de comer, ya el tiempo amenazaba otra cosa. Cuando llegamos al Hotel, había una gran alerta y una preocupación máxima: posible tormenta de verano.

Auditorio Parque Alameda Jaen¿Cómo lo calificarías? ¿Riesgo conocido o Riesgo desconocido?. Un 3 de septiembre en Andalucía, concierto en el Auditorio del Parque de la Alameda a las 19:00. Si, señor, el Riesgo “des-conocido” se materializo y de que manera. A eso de las 17:00 cayo una de estas tormentas de verano versión diluvio universal de solo 30”. Sillas, escenario y suelo todo encharcado. Imposible seguir adelante, pero claro, estamos en España y a improvisar toca.

Gabinete de crisis: el concierto hay que celebrarlo si o si.

Cuando estamos Gestionando los Riesgos del Proyecto, en este caso el Concierto, siempre hay que tener muy en cuenta factores específicos del equipo y de la Organización. En este caso la Orquesta y el Coro Nacional como equipo de proyecto y el Ayuntamiento de Sponsor. Ufff!!, pues estos músicos, en concreto,  no son gente que les guste improvisar, lo digo con conocimiento de causa. Al otro lado políticos municipales, con su postura de: hay que celebrarlo “SI o SI”. Proponen celebrarlo en un Pabellón Municipal, creo que fue el Polideportivo, si mal no recuerdo.

Empiezan a saltar los riesgos secundarios: no se da el “SI” definitivo sin hacer antes una prueba de sonido. Murpfy, frotándose las manos. El Polideportivo estaba en la otra punta de Jaén de los Hoteles donde estaban hospedado los músicos. Hay que trasladar a un gran colectivo de músicos; esta obra requiere una gran orquesta y un gran coro. Se prepara todo y a eso de las 20:00 se esta haciendo las primeras pruebas de sonido. Que deciros que la cosa pintaba muy mal. Más negociaciones, “SI”, “NO”, “SI”, “NO”… y al final después de mucho negociar, se modifica algo del repertorio y se decide que es un “SI” muy a regañadientes por parte del director. Todavía recuerdo su cara de preocupación y enfado, cuando se acerco a Rubén y le dijo, “Suena fatal”. Lo por de todo fue  la respuesta de Rubén: “Tranquilo, que con el pabellón lleno de gente, sonara peor”, con una de sus típicas ironías.

Al final, se decide que el concierto se realizara en el pabellón del polideportivo a las 22:00. Y Murphy allí seguía disfrutando como un enano. Como ya he comentado, el polideportivo estaba en la otra punta de la ciudad. Hay que planificar todo, la gente tiene que vestirse para la actuación, no quedaría muy “polite” un Carmina Burana en vaqueros o bermudas. La tormenta había sido la típica tormenta de verano que cae y luego aquí no pasa nada, volvemos al calorcito de esas fechas. Y lo mejor de todo, había que cenar, que mínimo unos bocatas, ya que la obra es un pelín larga. Pues efectivamente, no había pan por los alrededores para tanta gente.

Así es como una tranquila tarde de viernes, con concierto al aire libre, termino en una batalla casi campal llena de pruebas a superar. Y las cosas seguían pintando mal, el pabellón a tope y tras más de media hora de retraso la gente se iba calentando por momentos. Me río yo de los partidos de fútbol, multitud de abucheos y pitidos es lo que recibieron a los músicos cuando ya estaban todos en el  improvisado escenario. Que decir que ellos también estaban algo enfurecidos, cada cual tenia lo suyo.

Como buenos profesionales, una vez en escena, fue empezar la música y llego la calma. Había que sacar el proyecto adelante, fuera como fuera y además con éxito. Así fue!. Una obra como “Carmina Burana” no deja indiferente a nadie, por lo que los músicos pusieron todo su entusiasmo y profesionalidad y la gente disfruto y vibro a tope. Del sonido, mejor ni hablar, según los profesionales, a mi me encanto. Yo os puedo asegurar, que es uno de los conciertos que más me acuerdo. Tal vez la suma del antes, el durante y sobre todo el después, hizo que todo terminase fantásticamente. Lo mismo opino el público y lo demostró con los aplausos finales del publico,  puesto todos en pie.

Mi conclusión a todo esto es: “Es hora de reflexionar y darle la importancia que se merece a la Gestión de Riesgos en los proyectos. No se tu, pero “una tormenta de verano un 3 de septiembre en Andalucía” debería de haber sido identificada y analizada, ademas de tener una planificación como respuesta a este más que probable riesgo. Bastante probable y de muy alto Impacto.  Pues seguimos sin hacerlo, oiga!.

El “Houston, tenemos un problema!” no siempre acaba bien y que decir de los costes económicos, morales, de prestigio, etc, asociados a una falta de gestión de los riesgos del proyecto. En este caso, milagrosamente el “Carmina Burana pasado por agua” salió bien, pero a un alto precio a muchos niveles.

¿Por qué?, ¿para qué?. La respuesta suele ser muy variada y amplia. Y ¿tu que opinas de todo esto?.

Como suele ser habitual, esta entrada es  parte de los entregables de mi colaboración en el proyecto #rompiendomoldes. Nosotros seguiremos debatiendo y estrujando este caso y alguno que otro más. que pena compis que no podamos “sacar del armario” este proyecto y compartir más cosas en abierto, hoy por hoy seguimos en modo CLOSE.

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